Manual AS2 ERP WEB

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Se ingresa al Sistema a través de cualquier navegador web por ejemplo: Internet Explorer, Safari, Google Chrome, Mozilla (recomendado), etc.

En la barra de la dirección del navegador ingresar el URL de acceso al Sistema provisto por el Departamento Técnico de ASINFO.

Le aparecerá la siguiente pantalla:

Ingreso sistema.png


Se ingresa el nombre de usuario y contraseña que previamente ha sido definido por el Administrador del Sistema a través del perfil. Ver Menú Seguridad. A continuación se desplegará la siguiente pantalla:

Seleccionar organizacion.png


Se escoge la Organización, Sucursal, Punto de Venta, Caja, Bodega en la cual se trabajará en el Sistema, estas opciones ya están definidas previamente por el perfil.

Una vez que se ingresa en el Sistema aparecerá el menú al cual se tiene acceso, este menú puede tener restricciones de acuerdo al perfil asignado, puede aparecer un menú parecido al siguiente:

Barra menu.png


La barra que se utilizará en todos los módulos del sistema será parecida a la siguiente:

Barra general.png


Esta barra podrá cambiar de acuerdo al proceso que se esté navegando en el Sistema.



CONFIGURACIÓN BASE

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En esta primera pestaña del Sistema se encuentran la configuración inicial que se le debe realizar al Sistema para su correcto funcionamiento, es muy importante tomar en cuenta todos los campos de la configuración base para el buen funcionamiento del AS2 ERP WEB.

ConfiguracionBase.png

Organización

Se ingresan datos de la Empresa que utilizará el Sistema, esta información será la que se envía en los Anexos al SRI, por lo que la información debe ser correctamente ingresada.

Organizacion.png


Adicionalmente también se puede cargar el logo de la empresa, este tiene que estar en formato .jpg en tamaño 140x60.

En el caso de que la organización tenga Centros de Costos se tiene que definir en la pestaña “Dimensiones”.

Org dimensiones.png


Se puede tener hasta 5 dimensiones. Se define el nombre de la dimensión y la máscara. La máscara tiene que estar definida por puntos, cada número significa la cantidad de dígitos que tendrán los niveles.



Sucursal

De acuerdo a las sucursales que tenga la Organización autorizadas por el SRI, en este punto se crean con su respectiva información.

Sucursal.png

El código debe ser el autorizado por el SRI para la emisión de facturas, retenciones, etc.



Punto de Venta

De acuerdo a los puntos de venta que tenga la Organización autorizadas por el SRI, en este punto se crean con su respectiva información.

Punto de venta.png


El código debe ser el autorizado por el SRI para la emisión de Facturas, retenciones, etc.

Adicionalmente en este punto se crean las cajas que tendrá cada punto de venta.



Tipo de Identificación

El sistema permite crear tantos tipos de identificación sean necesarios de acuerdo a la necesidad de la Organización.

Tipo identificacion.png


A cada tipo de identificación que se cree, se podrá activar el validador del SRI, es importante tomar en cuenta que si este validador no está activo, el sistema permitirá que se ingrese cualquier tipo de identificación al crear clientes, proveedores, empleados.



Banco

Se crea la tabla de todos los bancos con los cuales trabaja la organización.

Banco.png


El código que se ingresa por Banco debe ser el código establecido por el Banco Central para esa institución financiera, ya que después para el pago CASH MANAGEMENT el sistema tomará este código para el Banco.



Configuración

En esta sección se realizan configuraciones básicas para el funcionamiento del AS2, esta sección es necesario se revise con el encargado del proceso de implementación.



País

En este catálogo se crean todos los países de los cuales la organización realiza importaciones y/o exportaciones.

Pais.png


A cada país se le creará provincias y ciudades, esto servirá para a cada dirección de clientes, proveedores, empleados atarle la ciudad a la que pertenece.



Tipo de cuenta bancaria

Tipo de cuenta bancaria.jpg

En esta pantalla se definirán los tipos de cuentas bancarias que tiene la Organización.



Envió Correos Documentos No Electrónicos

Tipo Contacto

En tipo contacto Crear/Editar (Tipo Contacto), en este pantalla definimos lo que se va notificar con este tipo de contacto como por ejemplo: Pago Proveedor, Pedido Cliente, Pedido Proveedor, Vencimiento Factura Cliente, Solicitud Compra, Pago Proveedor, etc. Por cada check de notificación se crea automáticamente una pestaña en la cual se debe colocar lo que se va a enviar como cuerpo del mensaje, en cada una nos indica que variable podemos escribir las cuales van a ir como cuerpo del mensaje como por ejemplo para el pedido proveedor se tiene las variables las cuales se debe escribir tal cual se indica en el ejemplos:

numeroSolicitud:
fechaSolicitud:
nombreSolicitante:
identificacionSolicitante:


Tipo Contacto.png

Contactos Cliente/Proveedor

El cliente obligatoria mente debe manejar contactos, en empresa para cada Cliente/Proveedor en la pestaña de Contactos agregar contacto, elegir el Tipo Contacto creado anteriormente y llenar la información adicional de aquí se va a tomar los emails de los Clientes/Proveedores para el envió de correos.

Contacto Empresa.png


Copia Correo

Para enviar una copia de los documentos que se están enviando en la pantalla de sucursal agregar contactos con el Tipo Contacto creado anteriormente.

Sucursal Contacto.png

DATOS BASE

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En esta pestaña se definirán algunas configuraciones necesarias para el correcto funcionamiento del sistema y que impactan en otros procesos.


Empresa

En el catálogo de empresa se ingresa la información de Clientes y Proveedores. Es importante que para la creación de este catálogo previamente ya estén definidos los siguientes puntos:

• Ver punto 2.4. Tipo de identificación.

• Ver Punto 3.2. Categoría de Empresa.

• Ver Punto 7.1.2. Zona.

• Ver punto 7.1. Recaudador.

• Ver Punto xxx Agente Comercial.

• Ver Punto 3.8. Lista de Precio.

• Ver Punto 4.5.1.3. Categoría de retención.


En esta pantalla es indispensable registrar toda la información requerida.

  • Tipo de Identificación.- Existen 3 tipos de acuerdo a lo definido por el SRI.

      ♦ RUC, Cédula de Identidad, Pasaporte.

  • Categoría de Empresa.- Se define tipos de clasificación que se puede dar para clientes, proveedores y empleados. Posteriormente de acuerdo a este tipo de clasificación se realizará el proceso de contabilización.
  • Tipo de Empresa.- Existen 2 tipos de acuerdo a lo definido por el SRI.

      ♦ Natural, Jurídica.

Cliente proveedor.png


Se ingresa toda la información de cabecera y se selecciona si es Cliente y/o Proveedor.


  • CLIENTE.-

   En el caso de cliente, se ingresa toda la información requerida.

       ♦ Tipo de Cliente: Esta opción sirve para a un cliente poder atarle subclientes (solo informativo). Por ejemplo una empresa de Publicidad que vende sus servicios a la Empresa “XY”, sin embargo quién realmente recibe el beneficio del servicio es la Empresa “JJ”, en el sistema se definirá la Empresa “XY” como tipo de cliente AMBOS, y en la pestaña de subclientes se ingresará la información de la Empresa “JJ”.
       ♦ Agente Comercial: Vendedor que se le asigna a un cliente.
       ♦ Forma de Cobro: Forma de cobro predeterminada que tiene un cliente, esto puede cambiarse al momento de emitir la factura.
       ♦ Número de cuotas: # de cuotas predeterminadas por#nowiki factura, se toma en cuenta desde el día de emisión de factura, esto puede cambiarse al momento de emitir una factura.
       ♦ Lista de Precios: Lista de precios predeterminada para el cliente. (Ver paso 3.8.)
       ♦ Zona: Zona predeterminada por cliente. (Ver paso 7.1.2.)
       ♦ Recaudador: Recaudador predeterminado por cliente, si no existe dejar en blanco. (Ver paso 7.1.)
       ♦ Condición de Cobro: Días de crédito predeterminados para un cliente (Ver paso 3.5.)
       ♦ Método de facturación: Depende del procedimiento que tenga la empresa para un cliente determinado, existen 2 opciones:
           ◘ Pedido – Factura – Despacho.
           ◘ Pedido – Despacho – Factura.
       ♦ Crédito máximo: Valor de crédito máximo otorgado a un cliente, si el cliente no realizase el pago de facturas y el valor del crédito máximo se ve reducido, el sistema no le permitirá facturar a ese cliente.


  • PROVEEDORES.-

      ♦ Forma de Pago: Forma de pago predeterminada para el proveedor. Esto puede ser cambiado al momento de ingresar la factura de compra.
      ♦ Condición de pago: Días predeterminados de cobro a partir de la fecha de registro de la factura de compra.
      ♦ Categoría de Retención: Se selecciona la categoría de retención predeterminada que tendrá un proveedor, esto servirá para que al momento de emitir una retención a un proveedor, el sistema calcule automáticamente el valor de los códigos de retención. (Ver paso 4.5.1.3.)
      ♦ Pago Cash: Si se selecciona este combo, los pagos de este proveedor pasarán al módulo de cash Management.


  • CUENTAS BANCARIAS.-

      ♦ Aplica solo para proveedores con “pago cash”, se ingresan la cuenta bancaria a la cual se le realizará el pago a través del módulo Cash Management.

  • DIRECCIÓN.-
      ♦ Las direcciones que se ingresen como envío serán las que aparezcan para emitir la guía de remisión.
  • SRI.-
      ♦ En el caso de ser proveedor se ingresa en este campo la información del SRI de la factura del proveedor.
  • SUBCLIENTES.-
      ♦ Si el cliente a ser ingresado va a tener “subclientes” en esta pantalla se ingresa la información.
  • FORMA DE PAGO SRI.-
      ♦ Se ingresa una forma de pago SRI, esta información será la que se envíe al ATS del SRI.



Categoría Empresa

Categoria empresa.png

En esta opción se definen las categorías de empresa que serán utilizadas para clasificar a los clientes y proveedores. Posteriormente éste podrá ser un parámetro para realizar ciertas contabilizaciones. Pueden existir N categorías de Empresa, cada cliente, proveedor, empleado puede tener una sola categoría de Empresa asignada.

Es importante analizar las categorías de empresa a ser creadas con el consultor o implementador.



Documentos

Esta opción es la principal a ser parametrizada antes de poder realizar cualquier proceso en el sistema. Por cada proceso en el sistema se debe definir un documento, en un proceso pueden existir uno o varios documentos. Y por cada documento un secuencia. En la creación del documento se ingresará la siguiente información.

  • Nombre del Documento (será el nombre que aparezca en cada proceso).
  • Documento Base (es el proceso en el sistema)
  • Secuencia (secuencia que se le asignará a un cliente)
  • Tipo de Asiento (asiento contable en el cuál se generará la información del proceso) (Ver paso 4.3.1.5).
  • Reporte (este campo se lo deja en blanco, o con el valor que venga por default).
Documentos.png


En el caso de que un “Documento Base” sea un proceso que se relaciona con el SRI, automáticamente aparecerá un combo de “Documento Tributario”, si se selecciona este combo se tendrá que seleccionar el “Documento SRI” al cuál este proceso está atado y se ingresa la información respectiva del documento tributario. Previo al ingreso de la información del documento tributario hay que crear la secuencia del mismo.



Secuencias

Cada Documento y Asiento Contable en el Sistema requiere tener una secuencia. Las secuencias pueden estar compuestas por: un Prefijo (primera parte de la secuencia), por un Sufijo (última parte de la secuencia), tiene una longitud (esta longitud debe contener el número de caracteres que tengan el Prefijo y Sufijo), tiene rango en: numeración y fecha. El campo “número” define el valor donde actualmente se encuentra la secuencia.

Por Ejemplo:

  • Nombre: Compra
  • Prefijo: COM-
  • Sufijo: -2013
  • Longitud: 13
  • Número: 13651
  • Desde: 13000
  • Hasta 20000
  • Fecha Desde: 01/01/2013
  • Fecha Hasta: 31/12/2014
Secuencia.png



Condición de Pago

Se crea el catálogo de condiciones de pago, de acuerdo como esté creado este catálogo y la asignación que se de en las creación de Clientes y Proveedores se generará la cartera vencida por cobrar y por pagar.

Condicion de pago.jpg

En el caso de que la condición de cobro sea una fecha fija, se selecciona el día de vencimiento. (por ejemplo CNT pago fijo 10 de cada mes)



Forma de Pago

En este catálogo se crean las diferentes formas de pago que tiene el Sistema. Es importante tomar en cuenta que de acuerdo a la forma de pago que se cree hay que seleccionar el tipo. Los tipos son:

  • Retención fuente: Se tiene que crear una forma de pago para el cobro de retención en la fuente.
  • Retención IVA: Se tiene que crear una forma de pago para el cobro de las retenciones de IVA.
  • Depósito automático: Si la forma de pago creada es depósito automático, esto quiere decir que el valor cobrado no pasa por CAJA y tiene afectación directa a la cuenta contable que se seleccione.
  • Cheque: Si la forma de pago tiene esta opción el cobro podrá ser protestado.
  • Tarjeta de crédito: En caso de tener esta opción, todos los cobros se irán al módulo de tarjetas de crédito para después ser conciliados.

En este caso se debe digitar el valor del porcentaje de retención y porcentaje de comisión que se tiene con la tarjeta de crédito pagadora. Es necesario crear diferentes tarjetas de crédito de acuerdo a las cuentas pagadoras con las cuales trabaje la empresa.

Forma de pago.png


Cada forma de pago creada puede tener uno o más tipos de acuerdo a la necesidad.



Responsable Salida Mercadería

En este catálogo se crean los responsables de la salida de mercadería, esta opción se utilizará al momento de realizar una despacho de mercadería.



Lista de Precios

En el sistema se pueden definir N listas de precios. Las listas de precios tienen versiones, es decir están en un rango de fechas definidas. Las listas de precios se crean por Zonas, por tanto previamente deben estar definidas las Zonas (Ver Punto 7.1.2.). Y por cada Zona, se atan productos a la versión de lista de precios.

Lista de precios.jpg


Una vez creada la versión de lista de precios de acuerdo a la zona, en la pestaña de “Precios Productos” se agregan los productos que tendrá una lista de precios.

En el caso de empresas que tengan una cantidad amplia de productos y se dificulte el ingreso manual de la información la lista de precios puede ser migrada. Para esto se debe ir por la opción: DatosBase/Lista de Precio.

Lista.jpg


Dar click sobre el botón sombreado de rojo y el sistema descargará a un Excel todos los productos por Zonas, se ingresan los valores, todos los campos deben ser definidos como tipo número. Posterior a eso dar click sobre el botón sombreado de verde y se vuelve a subir el mismo archivo antes descargado. Y el sistema creará automáticamente la lista de precios.



Migración

El AS2 tiene un proceso para que cada cliente pueda migrar a información que desee, para esto es necesario completar las “tablas de maestros” entregada por el personal de Asinfo, se podrá migrar la siguiente información al sistema. En caso de no tener el “maestro” para migrar, solicitar al encargado de la implementación.

Migracion.jpg


La migración de estos catálogos se los debe realizar la primera vez antes de utilizar el sistema.



Departamento

En este catálogo se crean los departamentos que tiene la Empresa. Estos departamentos serán posteriormente parametrizados en la tabla de Empleados en Nómina de Pagos.



FINANCIERO

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En esta pestaña se ejecutan los procesos relacionados al Departamento Financiero de la Empresa, en los cuales se incluye procesos como Tesorería, Contabilidad, Administración de Activos Fijos, Procesos relacionados al SRI, Control Presupuestario.

Financiero.jpg



COBROS

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Los siguientes procesos deben estar completados para poder utilizar Cobros:

  • Cuenta Pagos.
  • Cuentas Contables en Categoría Empresa.
  • Forma de Pagos.


CONFIGURACION

Modulo donde se podrán realizar los cobros del AS2 ERP. En este módulo tenemos las siguientes opciones:

PlanMenu.png
- Motivo Nota de Crédito

En esta pantalla se definen los motivos por notas de crédito financieras que la empresa puede emitir.

MotivoNotaCredito.png
- Plan

En esta pantalla se definen los planes de financiamiento que pueden tener las tarjetas de crédito.

PlanTarjetaCredito.png
- Tipo Tarjeta Crédito

En esta pantalla se definen los tipos de tarjetas que maneja la empresa.

TipoTarjetaCredito.png
- Tarjeta Crédito

En esta pantalla se definen las tarjetas crédito que acepta la empresa.

TarjetaCredito1.png

Es importante tomar en cuenta que ademas de definir las tarjetas de crédito, también se pueden definir las siguientes secciones:

  • Comisión: Sección en la que se puede agregar los planes de financiamiento que maneja la tarjeta de crédito, el porcentaje de comisión que cobra cada una de las tarjetas y el IVA de la comisión.
  • Contabilidad: Sección en la que se definen las cuentas contables que son requeridas al momento de realizar la conciliación de estos cobros.
    • Cuenta Contable (Retención Fuente): Cuenta contable donde se va ir el valor de la retención fuente realizada por la tarjeta de crédito.
    • Cuenta Contable (Retención Iva): Cuenta contable donde se va ir el valor de la retención iva realizada por la tarjeta de crédito.
    • Cuenta Contable (IVA Comisión): Cuenta contable donde se va ir el valor del Iva de la comisión realizada por la tarjeta de crédito.


PROCESOS

- Cobros

En esta pantalla se registrarán los cobros de las facturas emitidas.

Cobro.jpg


Es importante verificar la forma de cobro que se va a utilizar al momento de realizar el cobro ya que de acuerdo a esta se generará el asiento contable y el cobro pasará a otros procesos como (Ver Punto 3.6.):

  • En caso de que la forma de cobro NO este configurada como “depósito directo”, el valor cobrado pasará al módulo de CAJA, para realizar el cierre de caja y posterior depósito de caja.
  • En caso de que la forma de cobro sea “tarjeta de crédito” el valor pasará al módulo de tarjetas de crédito para ser conciliado.
  • Si fuese una forma de cobro tipo “retención” el asiento contable se generará de acuerdo a las cuentas parametrizadas en la cuenta pagos.
  • Si la forma de cobro SI está configurada como “depósito directo”, el valor cobrado afectará directamente las cuentas contables parametrizadas.
  • En el caso de ser un cheque posfechado, la forma de cobro debe estar parametrizada como cheque, el Sistema activará un combo de “cheque posfechado” y se tiene que ingresar los datos del Cheque. El ingreso de un cheque posfechado no disminuye la cartera del cliente. Para el cobro del cheque posfechado Ver Punto 4.1.2.4.

Forma de cobro.png


  • Si un cobro fuese a ser protestado, se debe tomar en cuenta que solo la forma de cobro “cheque” puede ser protestada. El valor del protesto se parametriza en la Cuenta Pagos en la cual se depositó el cheque. (Ver Punto 4.3.2.3.) El valor del protesto puede ser a cargo de la Organización (el valor se envía a la cuenta contable parametrizada en la Cuenta de Pagos), o cargo del cliente. (el sistema incrementa cartera por el valor del protesto al estado de cuenta del cliente)
Protesto cobro.png


- Anticipo Clientes

En este proceso se genera todos los anticipos que se reciba de los clientes.

Anticipo cliente.png


Una vez registrado el anticipo de cliente, se generará el asiento contable de acuerdo a las parametrización del cliente en la Categoría de Empresa. (Ver punto 3.2.)
Cuando se ingresa la factura del cliente por el proceso normal de Facturación, la factura de ese cliente tiene que ser liquidada por el módulo de anticipo de clientes, esta factura puede ser liquidada parcial o de manera total.

De igual forma un anticipo de cliente puede ser devuelto. A través del mismo módulo encontraremos la opción de devolución. Si el anticipo previamente ya ha sido liquidado de manera parcial, la devolución se generará por la diferencia. Siempre la devolución del anticipo va a ser del valor total del saldo del anticipo.


- Notas de Crédito Clientes
Nota de credito.png


Una nota de crédito de cliente siempre tiene que ser asignada a una factura de un cliente. El sistema desplegará los productos que se le facturó y el usuario debe digitar el valor al producto al cual va a afectar la nota de crédito. El asiento contable se generará de acuerdo a la parametrización del Documento de Contabilización. Ver paso 4.3.1.4.


- Cheques posfechados

Una vez que se haya registrado un cheque posfechado en el módulo de cobros en este punto se procede a realizar el cobro final.

Cheques posfechdos.jpg


Si la forma de cobro del cheque SI es de depósito directo tiene afectación directa a la cuenta contable y no pasa por el módulo de cajas. Si la forma de cobro del cheque NO es de depósito directo, pasa por el módulo de cierre de caja y posterior depósito de caja.


- Registro Voucher

Una vez que se haya definido las configuraciones de las tarjetas de crédito, se podrá realizar el registro del voucher, el cual consiste se puede registrar los vouchers de los cobros que se hayan realizado en la empresa.


RegistroVoucher.png


- Pago Voucher
  • Condiciones
    • Debe existir las definiciones : Tarjeta de Crédito(Cuentas contables si se utiliza retención fuente e iva), Cuenta bancaria, Banco.

Realizado los cobros con tarjeta de crédito se podrán realizar su pago a cada entidad financiera(Conciliación Bancaria) en este caso a las tarjetas de crédito, desde la opción Pago Voucher.

PagoVoucher.png

En este proceso se seleccionara los registros que se requiera realizar el pago, y el sistema calculara automáticamente el valor a depositar, si aplica retención fuente o iva se ingresara manualmente, una vez guardado este pago generara un asiento contable el cual se mostrara en la pantalla del listado de pagos.



PAGOS

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Los siguientes procesos deben estar completados para poder utilizar Pagos:

  • Cuenta Pagos. Ver paso 4.3.2.3.
  • Documentos Contabilización
  • Forma de Pagos.

Toda pago requiere de autorización en el Sistema, en el caso de que así estuviese configurado.


CONFIGURACION

- Motivo Nota Crédito Proveedor

En esta pantalla se definen los motivos por notas de crédito financieras que la empresa puede recibir.


PROCESOS

- Orden de Pago

El proceso de Orden de pago está deiseñado para aquellas empresas que requieren previo a generar pagos tener procesos de Autorización.

Toda Orden de pago requiere de un proceso de revión y Aprobación

En la pantalla de órdenes de pago, al generar un nuevo registro tienen las siguientes opciones:

  1. Facturas Pendientes: Al dar click sobre esté botón el sistema generará toda la información de las facturas vencidas a la fecha de corte.
  2. Listar Facturas: Esta opción sirve para poder pagar facturas que no están vencidas, el sistema permite que se agreguen facturas al listado que no han vencido a la fecha de corte.
  3. Generar Anticipo: Permite generar anticipos de proveedores, se agrega al detalle de pantalla con el valor asignado.


Orden de Pago.PNG


En la parte derecha de la pantalla se tiene que seleccionar el valor a liquidar de cada factura de compra, se puede seleccionar el valor completo o parcial.

En la pantalla se tiene la opción previo a guardar para ver la información "agrupada por proveedor".

Finalmente se guarda el registro. Una vez guardado se tiene que "Revisar" la orden de pago, este un proceso previo a la autorización. En la pantalla principal encontrará un botón de Revisión.


- Aprobación Orden de Pago

Una vez generado la Orden de Pago se procede a la aprobación. El aprobador puede modificar los valores que fueron generados en la orden

Para este proceso se tiene que seguir los siguientes pasos:

  1. Seleccionar el registro, y editar en la parte derecha de la pantalla debe seleccionar los valores que se van a liquidar en el pago, puede seleccionar con el botón en forma de "visto" todos los valores o aprobar un valor parcial.
  2. Guarda el Registro.
  3. Selecciona el registro guardado y en la parte derecha de la pantalla da click sobre el botón "Aprobar" y confirmar la aprobación.

Generado la aprobación de la orden de pago, se puede generar el pago por los siguientes procesos:

  • Pago Proveedor.
  • Pago Cash.
  • Emsión de Cheques Ágil.


- Pagos

En esta pantalla se genera los pagos a proveedores y otros pagos de transacciones que se hayan registrado en el módulo de Compras (En el caso de tener la opción de Órdenes de Pago, previamente se tuvo que haber registrado y aprobado la orden de pago).

Aparecerá el detalle del valor de cada cuota de la factura que se generó al momento de ser ingresada, es decir, si la factura de compra fue a 6 cuotas, en esta pantalla aparecerá cada cuota a ser cancelada.


Pagos.jpg


En la pestaña de forma de pagos se escogerá la cuenta de pagos con la cual se va a cancelar la factura. Todo pago generado en el sistema tiene que ser aprobado, en el caso de que así estuviese configurado..


- Anticipo Proveedor

En este proceso se genera todos los anticipos que se reciba de los proveedores. (En el caso de tener la opción de Órdenes de Pago, previamente se tuvo que haber registrado y aprobado la orden de pago)

Anticipo proveedor.png


Una vez registrado el anticipo de proveedor, se generará el asiento contable de acuerdo a las parametrización del documento de contabilización. (Ver punto 4.3.1.4.)

Cuando se ingresa la factura del proveedor por el proceso normal de Compras, la factura de ese proveedor tiene que ser liquidada por el módulo de anticipo de clientes, esta factura puede ser liquidada parcial o de manera total.

De igual forma un anticipo de proveedor puede ser devuelto. A través del mismo módulo encontraremos la opción de devolución. Si el anticipo previamente ya ha sido liquidado de manera parcial, la devolución se generará por la diferencia. Siempre la devolución del anticipo va a ser del valor total del saldo del anticipo.

Todo anticipo generado a un proveedor tiene que ser aprobado, si así estuviese configurado.


- Nota Débito y Crédito (Proveedor)

Permite la generación de Notas de Crédito y Notas de Débito a proveedores, tanto tributarias como internas.


Notas Credito Proveedor.PNG


Una nota de crédito si es asignada un factura que ya ha sido pagada en su totalidad, el sistema generará automáticamente un anticipo proveedor, que podrá ser liquidado con otra factura.


- Pago Cash

En este módulo se ingresan los valores para pago a través del sistema Cash Management de cualquier banco con el cual la organización trabaje.

En el caso de tener la opción de Órdenes de Pago, previamente se tuvo que haber registrado y aprobado la orden de pago.


Pago cash.png


Previamente el proveedor en su configuración tiene que tener como identificador “pago cash”, adicionalmente se tiene que ingresar la cuenta bancaria a la cual el dinero va a ser transferido en configuración del proveedor. Ver paso 3.1.

Se ingresa el valor a cancelar del proveedor/es. Posterior a esto el pago debe ser aprobado y el sistema generará el asiento contable respectivo. A través de este módulo se pueden generar anticipos a proveedores.

Guardado el proceso, en la parte derecha de la pantalla tiene la opción de "Generar Archivo", al dar click sobre este botón el sistema generará el archivo para subir diretcamente al banco, este archivo no debe ser modificado, podría causar un daño en la estructura.

En la parte derecha de la pantalla también tiene un opción de "Contabilizar", posterior a la acreditación de cuenta del archivo y la correspondiente verificación del débito del pago, se procede a contabilizar, en este proceso el sistema permite confirmar los valores que realmente se debitaron de la cuenta.


- Emisión de Cheques Ágil

En esta opción el sistema permite generar pagos de manera masiva, sirve exclusivamente para la emisión de cheques.

En la cabecer se selecciona la cuenta pagos y la forma de pago, el sistema mostrará automáticamente el Número de Cheque Inicial con los que generará el pago.

En la parte inferior el sistema mostrará los pagos a proveedores aprobados y que están pendientes de emitir cheques, se selecciona los prvoveedores o facturas de proveedores a pagar y se "Genera los Pagos", el sistema generará automáticamente los comprobantes de pagos individuales por proveedor.


Emision Cheques Agil.PNG



- Pago Empleados

En esta opción se generan los pagos a los empleados. Este módulo va a servir para tener un control del pago a empleados.


Pago empleados.png


Se puede realizar un solo pago a varios empleados o uno por uno, el sistema controlará a que empleados se les ha cancelado. Previamente se debe escoger el banco del cual se va a realizar la transacción y la forma de pago, adicionalmente se selecciona la fecha del rol de pagos del que se va a proceder a cancelar. Una vez que se escoja el empleado/s a los que se va a cancelar, este pago debe ser aprobado por el mismo módulo y posteriormente el sistema generará el asiento respectivo.



CONTABILIDAD

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En el módulo de contabilidad es en donde generan todos los asientos contables de los procesosde los módulos del ERP. En este módulo tenemos las siguientes opciones:

CONFIGURACION

Contabilidad.png
- Nivel Plan de Cuentas

En esta opción se define los niveles que va a tener el plan de cuentas.

Nivel plan de cuentas.jpg


A cada nivel se tiene que definir la longitud que va a tener en el Plan de Cuentas.

En el ejemplo indicado la estructura del plan de cuentas será como se visualiza en el punto 4.3.1.2.

Si el plan de cuentas es migrado, los niveles se configuran automáticamente.


- Cuenta Contable (Plan de Cuentas)

Esta es la primera configuración que se realiza en el ERP para su adecuado funcionamiento.

En esta opción se parametriza el Plan de Cuentas. Una cuenta contable puede ser alfanumérica, esto lo define el cliente.

Cuenta contable.png


A cada cuenta contable creada se le configura si es de movimiento, y si distribuye por dimensiones.

Plan contable.png


Si una cuenta contable es de tipo “banco” esta podrá ser configurada como cuenta de pagos y de cobros. Ver Paso 4.3.2.3.

Si es una cuenta tipo “caja chica” está podrá ser configurada para el módulo de cajas chicas. Al crear cada cuenta contable es necesario asignar de manera adecuada el “tipo de cuenta” que pertenece.

Adicionalmente se tiene la opción de que una cuenta contable pueda ser de “tipo de acceso” libre o bloqueada. En el caso de ser de acceso libre esta podrá ser utilizada normalmente en un proceso de asientos contables manuales. En el caso de ser de acceso bloqueada solo se podrá utilizar desde los diferentes módulos del sistema, nunca desde un asiento contable manual.


- Dimensión Contable

Previo a poder continuar se tiene que completar:

  • Organización: definir dimensiones. Ver paso 2.1.

En esta sección se crearán las diferentes dimensiones que tendrá la empresa, un ejemplo de dimensión son los centros de costos.

De acuerdo a la definición de dimensiones (Ver paso 2.1.) por ejemplo:

Dimensiones organizacion.png


En este caso están definidas 2 dimensiones: “Centro de Costos” y “Tipo de Gastos.

En la pantalla de Dimensiones Contables aparecerá:

Lista dimensiones.png


Al seleccionar una dimensión en la parte inferior se podrá crear la estructura de las dimensiones o agregar nuevas en el caso de que se haya migrado, similar a la creación de cuentas contables.

Plan dimensiones.png


- Documento Contabilización

Cada proceso en el sistema que genera un asiento contable debe ser configurado en esta sección.

Todo proceso que genera un asiento contable obligatoriamente se tiene que configurar las cuentas contables, caso contrario al querer guardar un proceso generará un error “No existe documento de contabilización para este proceso”

Documento contabilizacion.png


Existen varios parámetros de configuración por cada documento para su contabilización, esto debe ser tratado con el personal de implementación. Para tratar de conseguir un buen entendimiento se expone un ejemplo:

  • Proceso: Factura Proveedor (Compras)

1. Se selecciona el proceso y se da click en editar.

Documento contabilizacion1.png


Se puede visualizar la forma de contabilización en general que tendrá el asiento contable, ahora por cada línea se tiene que seleccionar el criterio de contabilización, se da click en el botón “seleccionar”.

CXP Proveedor:

Criterio contabilizacion.png


Al seleccionar CXP Proveedor, se da click sobre la pestaña “Criterio de Contabilización”
Posteriormente se selecciona la cuenta contable y los parámetros o criterios para su contabilización:
1. En este caso se seleccionó la cuenta contable “Proveedores Locales” con el criterio “Categoría” en “Proveedor Local”. Esto quiere decir que se contabilizará a esa cuenta contable siempre y cuando el proveedor tenga asociada la categoría “Proveedor Local”.
2. En el siguiente caso se seleccionó la cuenta contable “Proveedores eventuales” con el criterio “Categoría” en “Proveedor Eventual”. Esto quiere decir que se contabilizará a esa cuenta contable siempre y cuando el proveedor tenga asociada la categoría “Proveedor Eventual”.
De esta forma es el cliente el que decide cómo se realizará la contabilización de cada proceso. Se puede seleccionar uno o varios criterios para contabilizar.
En la siguiente pantalla presentamos un ejemplo de configuración más completo, del proceso “Factura Cliente”:

Criterio contabilizacion1.png


En este caso se contabilizará a una cuenta contable siempre y cuando el producto de la factura cliente pertenezca a una subcategoría determinada. Como se puede observar existen varios otros criterios que se pueden seleccionar como: zona, canal, bodega, documento, sucursal, inclusive por cliente.
Si un criterio de contabilización depende de 2 parámetros se tiene que seleccionar un orden. Por ejemplo en este mismo caso, si se selecciona en algunos casos por “Subcategoría de Producto” y en otros casos por “Cliente”, se tiene que seleccionar un orden y sería: Orden 1 cuando sea por “Cliente” y orden 2 cuando sea por “Subcategoría producto”. De esta forma se le está pidiendo al sistema que cuando sea un cliente determinado contabilice sin importar a qué Subcategoría de Producto pertenece.

La implementación de criterios de contabilización se la tiene que hacer con el seguimiento del consultor o implementador inicialmente, ya que puede tener un grado de complejidad alto inicialmente.
Es importante entender que al crear cualquier configuración de catálogo en el sistema se tiene que hacer conocer al responsable de este proceso, ya que puede afectar un criterio de contabilización.


- Tipo de Asiento

El cliente puede definir la cantidad de tipos de asientos contables que considere necesario.

Tipo de asiento.png

Para cada asiento contable que se desee crear es necesario previamente haber creado una secuencia. Ver Paso 3.4.

Asiento contable.jpg

En el caso de ser un tipo de asiento contable para ajustes “NIIF” se define en el tipo de asiento, de tal forma que posteriormente se pueda obtener Estados Financieros bajo NIIF.


- Impuestos

La creación de los impuestos en el sistema está abierta para que sea definida por el cliente.
Se pueden crear la cantidad de impuestos que el cliente considere necesarios.

Impuestos.png

A cada Impuesto creado se debe definir lo siguiente:

Crear editar impuestos.jpg
  • Indicador de Impuesto Tributario: Si un impuesto tiene este indicador quiere decir que esta información será enviada al Anexo Transaccional.
  • Impuesto ICE: Este es un tipo de impuesto especial que se enviará al Anexo Transaccional en el caso de tenga el indicador.
  • No Objeto de IVA: En el caso de tener este indicador el valor se asignará al campo respectivo en el Anexo Transaccional.

Cada impuesto creado en el Sistema tendrá un fecha de vigencia y se le indicará si es para compras o ventas. A cada impuesto se le asignará las cuentas contables respectivas.


- Categoría Impuesto

Una vez que se crearon los diferentes Impuestos, en esta opción se los agrupa para el uso en los diferentes productos que maneja la Empresa.

Categoria empresa.jpg

Posteriormente a cada producto se le asignará la categoría de impuesto que le corresponde. Ver Paso 5.1.1.3.


- Concepto Contable

El Sistema tiene la alternativa de conceptos contables, donde se configura una cuenta contable de débito y una de crédito. Esto servirá para tener asientos contables definidos para pagos fijos que tiene la empresa los cuales se realizan por asientos contables. Por ejemplo: Pago SRI, IESS, etc.

Concepto contable.png

Esta Configuración después será utilizada en el proceso de Cuenta Pagos. Ver paso 4.3.2.3.


PROCESOS

Menu contabilidad procesos.png
- Carga Asiento Contable

En este proceso se pueden migrar asientos contables desde una plantilla de Excel.

Esta plantilla es entregada por el encargado de Implementación.


- Asientos Contables

En esta pantalla se reflejarán los asientos contables generados desde todos los módulos del sistema.

Asientos contables.png


Todos los asientos generados desde otros módulos en la columna de documento se puede verificar el proceso de donde se generó el asiento contable, en el caso de que sea un asiento contable manual este campo aparecerá vacío.

Todo asiento contable generado desde los módulos debe ser anulado desde el proceso donde se generó, no se podrá anular asientos contables desde esta pantalla si proviene desde algún módulo. Solo se podrá anular asientos contables que se los haya realizado de forma manual.

En el caso de que se requiera eliminar un cheque que previamente haya sido generado desde el módulo de pagos y este pago se encuentre en estado “anulado” se lo puede realizar desde este proceso, se selecciona el egreso en el cual se generó el cheque y se presiona en el botón “eliminar cheque”

Para la creación de asientos contables manuales se ingresa en la siguiente pantalla:

Asientos contables1.png


Se selecciona el tipo de asiento en el cual se va a generar el asiento contable. Y se selecciona las cuentas.

El texto que se escriba en el campo “concepto” será el que aparezca en la impresión del asiento contable.

El texto que se ingrese en el campo “nota” será el que se pueda visualizar en el mayor por cuenta.

En el caso de seleccionar una cuenta contable de gasto y que ésta esté configurada para “distribución de dimensiones” se debe realizar la distribución en el botón ubicado en la parte derecha de la pantalla, se habilitaran botones tantas dimensiones tenga configurada la organización

Asignar centro de costo.png


En el caso de ser una cuenta contable bancaria y que ésta esté configurada en el plan de cuentas como cuenta tipo “bancos” se debe seleccionar la pestaña de Movimiento Bancario y registrar la información solicitada.
En un asiento contable se pueden crear N cuentas bancarias.

Asiento contable banco.png


- Cuenta Pagos

Configuraciones previas:

  • Tipo de Cuenta Bancaria. Ver paso 2.8.
  • País. Ver paso 2.7.
  • Banco. Ver paso 2.5.
  • Plan de Cuentas. Ver paso 4.3.1.2.
  • Forma de Pago. Ver paso 3.6.

En esta pantalla se definirán todas las cuentas tanto de Cobros y Pagos que se utilizarán en el Sistema. Previamente esta cuenta tiene que estar en el plan de cuentas como tipo de cuenta “Bancos”.

Adicionalmente previa a la creación en este catálogo la cuenta que se utilizará como gastos bancarios, debe estar en el plan de cuentas configurada como cuenta tipo “gastos bancarios”.

Cuenta pagos.png


En el caso de ser una cuenta para “cruces” entre cuentas se debe seleccionar el combo “cruce” y se tiene que ingresar la información en la pestaña “Cuenta Contable Cruce”.

Cruce.png


Y se ingresan las cuentas contables que serán de cruce.

El efecto de esta configuración es que cuando se esté realizando un proceso de cobro y pago, y se seleccione esta cuenta de cruce, el sistema permitirá escoger cualquiera de las cuentas que se configuró.


Por cada cuenta de pagos creada se debe crear sus formas de pago, esto se lo hace en la pestaña de forma de pago.

Forma de pago banco.png


En el caso de que existan formas de pago que se requiera tengan una secuencia atada como el caso de cheques, esta secuencia debe estar previamente creada.


- Conciliación Bancaria

Para el proceso Conciliación bancaria se selecciona la cuenta contable a ser conciliada y la fecha hasta donde se va a conciliar.

Conciliacion bancaria.png


El sistema despliega todos los asientos generados en esa cuenta tanto de crédito como débitos.
Se ingresa en el saldo del banco en el campo correspondiente para verificar que la conciliación ha sido cuadrada.
En el caso de existir movimientos bancarios no contabilizados estos se ingresan en la pestaña “No registrado en libros”

No registrado en libros.png


Se selecciona el tipo de documento el cual tuvo que ser creado (previamente Ver punto 3.5), selecciona la fecha y el valor correspondiente al debe o haber.
Este registro pasa automáticamente a los movimientos bancarios para ser conciliado.


Para mayor facilidad de la conciliación bancaria en la pestaña "Conciliados" y "No Conciliados" se pueden observar los movimientos correspondientes.


- Mayorizar

En este proceso se mayorizan los asientos contables para que estos sean visibles en los reportes Financieros.

Mayorizar.png


Este proceso puede ser de las siguientes formas:

  • En rango de fechas.
  • Por tipo de asiento contable.

El proceso de desmayorización es de la misma forma.

Una vez que el proceso de mayorización ha sido ejecutado, ningún proceso relacionado a un asiento contable podrá ser modificado, anulado, eliminado (compras, pagos, cobros).
En el caso de que se requiera hacer cambios se debe desmayorizar para proceder.


- Ejercicio

Para el uso del Sistema lo primero que se tiene que crear es un ejercicio contable.

Ejercicio.jpg

Este ejercicio tiene que estar compuesto por períodos, solo cuando el botón activo este habilitado se puede ingresar información en ese rango de fechas.
De esta manera una vez que un período ha sido finalizado se debe deshabilitar este botón para evitar que se hagan cambios en la información, no se podrá realizar ningún cambios en ningún proceso del sistema si un período no está habilitado en un rango de fechas determinado.


- Interfaz Contable Ventas

En este proceso se generará el asiento contable de todas las ventas.

Interfaz ventas.png


La contabilización de las ventas se la puede realizar de acuerdo a las opciones que permite el sistema:

  • Por Documento Base (Proceso)
  • Por Documento (tipo de documentos creados para el proceso de ventas. Ver paso 3.3.)
  • Por rango de fecha.
Se procede a dar click en el botón procesar y se pre visualiza el asiento contable, finalmente se da click en guardar y se genera el asiento contable.



PRESUPUESTO


SRI

Volver al Menú Resolución SRI 284, Cambios en Retenciones de IVA


En este módulo se encuentra todo lo relacionado al Servicio de Rentas Internas.

CONFIGURACION

- Gastos Deducible SRI

En esta pantalla se ingresan los Gastos deducibles de los empleados de la Empresa, es necesario el ingreso de esta información para el cálculo adecuado del impuesto a la renta.

Gastos deducibles.jpg


Se ingresa el valor del deducible por cada empleado y por grupo de gasto de acuerdo a lo establecido por el SRI: Alimentación, Educación, Salud, Vestimenta, Vivienda. Para conocer detalles de los montos aprobados por el SRI (tabla de impuesto a la renta, valor gastos deducibles permitidos, etc) recomendamos visitar la sección de noticias de la siguiente página web: Portal Oficial Noticias ASINFO



- Concepto de Retención

En este catálogo se definen todos los conceptos de retención establecidos por el SRI.
En la pantalla principal dar click en "Tipo Concepto de Retención", de esta manera ser ordenarán primero los códigos de retención de IVA.

Concepto retencion.png


A cada código de retención se tiene que definir la cuenta contable en la cuál se generará el asiento contable, y el porcentaje de retención (este valor tiene que ser numérico sin signo de %.

Codigo retencion.png


Los códigos de retención que no tienen "Fecha Hasta" son los que están vigentes a la fecha.

Cada código de Retención tiene que tener definido correctamente el "tipo de concepto de retención", ya que está información se enviará al Anexo Transaccional.

Un código de retención puede tener la alternativa de que el usuario ingrese el porcentaje de retención. Para esto tiene que tener habilitado el indicador de “ingresa porcentaje”, con esto al momento de emitir una retención será el usuario el que ingresa el valor correspondiente a la retención.



- Categoría de Retención

La función de las categorías de retención es definir tipos de retención que se asigna a los proveedores, de tal forma que al emitir una retención a un proveedor específico el sistema genera la retención de forma automática, permitiéndole al usuario verificar los valores en pantalla y aumentar o eliminar un código de retención si fuese necesario.
Una vez que están definidas las categorías de retención se tiene que asignar a cada proveedor la categoría que pertenece, esto se lo hace en la pantalla de Empresa en la pestaña de proveedores. Ver paso 3.1. Se podrá parametrizar tantas categorías de retención se requiera.


Categoria retencion.png


En cada categoría de retención se define los códigos de retención que tendrá, tanto de FUENTE como de IVA (que previamente se configuro en el paso anterior. Ver paso 4.5.1.2.

Categoria de retencion1.png


Posteriormente al crear un proveedor se le asigna una categoría de retención (Ver Paso 3.1.), para el momento de emitir una retención a ese proveedor, se cargará la información de la retención de acuerdo a lo establecido en el catálogo que se le ha asignado.

- Porcentaje Impuesto Renta Anual

En este proceso se define el porcentaje de Impuesto a la Renta para el año vigente, esto servirá para el cálculo correcto en la depreciación de activos fijos basado en NIIF. Y para el cálculo del reporte de Flujo de Caja Económico en los Estados Financieros Mensuales.



- Anulados SRI

Todos los documentos anulados que son tributarios pasan automáticamente a este proceso, estos documentos se enviarán posteriormente al anexo transaccional.
En el caso de las retenciones que se anulan se deben ingresar en esta opción con todos sus datos.

Anulados sri.png


- Crédito Tributario SRI

Este es un catálogo tomado desde la página web del SRI, este catálogo será utilizado al momento de emitir una retención se debe seleccionar el tipo de crédito tributario que pertenece a esa compra.
El tipo de crédito tributario que esté asignado como “predeterminado” será el que aparezca por default al emitir una retención. Solo un tipo de crédito tributario puede estar como “predeterminado”.



ACTIVOS FIJOS

Volver al Menú


En este módulo se ingresa la información de los activos fijos para su administración y depreciación.
La depreciación se la realiza para tributación y bajo normas NIIF.


CONFIGURACION

En esta sección se realiza toda la configuración para l gestión de los activos fijos.

- Categoría Activo Fijo

Antes de completar esta sección es importante tener un análisis de la clasificación que tendrán los Activos Fijos.
El módulo permite clasificar los activos por categoría y subcategoría, posteriormente la contabilización del proceso de depreciación se la realiza de acuerdo a esta configuración. De igual manera se permite obtener reportes de acuerdo a la clasificación.

Categoria activos.png


Se tiene que clasificar por categorías y subcategorías.


- Activo Fijo

Se crea al activo fijo completando todos los campos correspondientes.

Activo fijo.png

En el botón examinar se podrá ingresa una foto del activo.

Posteriormente se ingresa los datos para el proceso de deprecación Fiscal y NIIF.

Fiscal:

Depreciacion fiscal.png


NIIF:

Depreciacion fiscal.png


De acuerdo a la información ingresada se realizará la depreciación del activo fijo y su contabilización.

- Motivo Baja Activo Fijo

Se crea un catálogo para posibles bajas de activos fijos. De acuerdo a este catálogo posteriormente se configurarán cuentas contables.

- Ubicación Activo Fijo

En este catálogo se crean las diferentes ubicaciones que los activos tengan en la empresa.

PROCESOS

Para completar este proceso, previamente se tuvo que configurar el "Documento de Contabilización" Revaliraización, Depreciación y Depreciación NIIF. Ver paso 4.3.1.4.

- Depreciación Mensual

En este proceso se realiza la generación del asiento contable para la depreciación, seleccionando año y mes.

Depreciacion.png

Al guardar el sistema genera 2 asientos contables de acuerdo a lo parametrizado en los "Documentos de Contabilización", previamente se tiene que configurar el tipo de asiento en el que se generará en "Configuración" ver paso 2.6.

- Baja Activo Fijo

En este proceso se realiza la baja de un activo de acuerdo al catálogo creado previamente en la configuración.
El asiento contable se genera automáticamente de acuerdo a lo configurado en el "Documento de Contabilización". Los valores de la baja de activo fijo se calculan de acuerdo a lo depreciado, y su valor residual. El asiento contable se realiza para NEC y NIIF.
Antes de proceder a dar la baja de un activo tiene que estar realizado el proceso de depreciación, el sistea realizará los cálculos de baja hasta la última fecha de depreciación de un activo fijo.

- Custodio Activo Fijo

A cada activo fijo se le asigna un custodio, una ubicación y la fecha desde cuando el custodio es responsable, esto permite tener un histórico de activos fijos.
Si existe un nuevo custodio para un activo fijo, se da click en nuevo y se le asigna un nuevo custodio, desde ese momento el sistema automáticamente le asigna al nuevo custodio y al antiguo le asigna una fecha de finalización.

Custodio.png


- Revalorización

En proceso



INVENTARIO

Volver al Menú

En este módulo se realiza el control de todo el inventario de la organización.


CONFIGURACION

En esta configuración se realiza la creación de la estructura de productos de bienes y servicios.

Unidad

Pantalla para la creación de Unidades que se configurarán al maestro de productos.
Se definen los siguientes parámetros:

  • A cada unidad se le asigna el número máximo de decimales para cada transacción en el AS2 ERP.
  • Se define el tipo de unidad, siendo el tipo de unidad "masa" para la posterior configuración de balanzas y registro de peso.
  • Si la conversión de unidades es genérica, en esta opción se definen las conversiones, por ejemplo KG a GRAMOS.


Unidades.PNG


Bodega

La creación de Bodegas es abierta en el AS2 ERP de acuerdo a las necesidades del cliente.
Se definen los siguientes parámetros de configuración:

  • Se define a que sucursal está vinculada la bodega, asignando la dirección exacta.
  • Tipo de Bodega: Es una clasificación de las bodegas.
  • Clase de Bodega: Esta opción define como trabajará la bodega en el AS2, Bodega de Trabajo es una bodega de producción, Bodega Cuarentena para el módulo de calidad, Bodega de Mantenimiento para el módulo de mantenimiento.
  • Si la bodega admite recepciones de bodega, se tiene qye activar el botón "Recepción Proveedor".


Bodegas.PNG


Transportista

El catálogo de transportistas es parte del módulo de logística.
En la creación de transportistas se definen los siguientes parámetros:

  • Usuario: El caso de que sea un transportista interno de la empresa, se le asigna el usuario.
  • Proveedor: En el caso de que el transportista sea externo y emita facturas a la empresa por la logística, se vincula a un proveedor.
  • Paga Flete: Se activa este campo en el caso de que el transportista genere valores de fletes a la empresa
  • Zona Asignada: En el caso de que el transpotista ya tenga una zona asignada, en este campo se despliega automáticamente las zonas.


Transportista.png


Tipo de Vehículo

En esta catálogo se define los tipos de vehículos con los que al empresa controla la logística, en el siguiente paso se crearán vehículos asociados a los tipos de vehículos.
Adicional se define las rutas para cada tipo de vehículo, esto generará posteriormente el control de transportistas y la liquidación de los mismos.

Tipo Vehículo.PNG


Vehículo

El catálogo de vehículos es parte del módulo de logística.
Se definen los siguientes parámetros:

  • Tipo de Vehiculo: De acuerdo al tipo de vehí y si la empresa paga flete se calcula el valor a pagar.
  • Transportista: Cada vehículo está asociado a un transportista.

Todos los datos adicionales son necesarios para el proceso de resgitro de peso por báscula.


Vehículo.PNG


Motivo Ajuste Invetario

Este es un catálogo que permite definir cada que se hace un ajuste de invetario un motivo que posterioemnte servirá para realizar filtros y sobre todo es parte fundamental del proceso de contabilización de los asjustes de inventario.


Motivo Ajuste Inventario.PNG


Lote

El catálogo de lotes se crea automáticamente desde la recepción de proveedores o el ingreso de producción de cada producto.
En los lotes en el caso de Ingresos de Fabricación, el lote se crea con una fecha de fabricación y la fecha de vencimiento se crea de acuerdo a la configurado en el maestro de productos.

Lote Fabricacion.PNG


En el caso de lotes de productos de comercialización que no son de fabricación, el sistema crea el lote asociando al proveedor al que se le adquirió el producto y la fecha de caducidad con lo ingresado al momento de hacer la recepción proveedor.

Lote.PNG


Chofer

Catálogo para la creación de los choferes, tanto externos como internos para la logística.
A cada chofer se le debe vincular un Transportista.

Chofer.PNG


Dispositivo

En este proceso se registran las diferentes balanzas que están sincornizadas con el ERP.
Se puede definir a la balanza como "fuera de línea" cuando la balanza por alguna razñon no está en funcionamiento y el registro de peso se realiza de maner manual directa en el AS2 ERP.

Dispositivo.PNG


Producto

La configuración de los productos está dividida en 3 grupos:

  1. Categoría.
  2. Subcategoría
  3. Producto

En este orden se debe realizar la estructura de los productos.
Cada uno depende de otro.

En el caso de Compras de servicios:
Se puede crear de la siguiente forma:

  1. Crear una categoría de “Servicios”
  2. Crear una subcategoría denominada “Servicios”.
  3. Crear un producto denominado:
    1. Compras 12%
    2. Compras 0%
    3. Compras No objeto de IVA.

En el Caso de Ventas de Servicios.
Se puede crear de la siguiente forma:

  1. De igual forma se tiene que crear una Categoría, Subcategoría y los productos asociados.

De acuerdo a la creación de categorías, subcategorías se realizará el proceso de contabilización que se configura en los "Documentos de Contabilización"


- Categoría de Producto

La categoría de productos es el primer escalón para la configuración del inventario. La categoría de productos se puede crear de acuerdo a la estructura que tenga la Empresa, posteriormente en el Sistema de Inteligencia de Negocios “AS2 BI” se podrá obtener reportes por categoría de productos.


- Subcategoría de Producto

La subcategoría de productos es el siguiente escalón.

Sub Producto.PNG


- Producto

En esta pantalla se creará todos los productos necesarios para los procesos de compras y ventas.

  • En el caso de ventas: Previamente tiene que estar definidos las Categorías y Subcategorías.
Producto.PNG


Previamente el ingreso de productos se tiene que tener creada la categoría de impuestos. Ver paso 4.3.1.7.
Un producto puede ser de venta y/o compra a la vez, esto se define en este catálogo.


PROCESOS

Resgitro de Peso

En este proceso se realiza el registro de peso a través de la báscula, existen los siguientes tipos de registros de pesos:

  • Ingreso de Materia Prima.
  • Despacho Cliente.
  • Recepción Transferencia.
  • Otros.
  • Devolución Cliente.
  • Transferencia entre bodegas.

En todos los tipos de registro de peso se tiene que seguir los siguientes pasos:

  1. Peso en Espera: Es el primer paso previo el ingreso del vahículo a ser pesado en la báscula. Se realiza para la verificación de documentación, es decir, si el producto terminado o materia prima tienen un pedido aprobado, entonces el sistema permite dejar el registro como "Peso en Espera", previo a que el vehículo ingrese a la báscula.
  2. Primer Peso: Una vez que el vehículo ingresa a báscula el sistema toma el Primer Peso, en este escenario depende si por materia prima, el vehículo ingresa cargado; en el caso de producto terminado el vehículo ingresa vacío.
  3. Segundo Peso: Este es el pesaje final, es decir el de salida, el sistema tomará la diferencia entre primer peso y segundo peso para calcular el peso neto. En el caso de tener diferencias de peso (en producto terminado), se registra la diferencia y queda guardado en el sistema.
Resgitro Peso.PNG


Ajuste de Inventario

El proceso de ajuste de inventario, permite realizar movimientos de stock de ingresos y egresos.
Los movimientos de ingresos pueden ser configurables para que se genere con afectación en costos o con costo promedio, depende de la configuración del Documento de Ajuste de Inventario, todo movimiento genera un asiento contable en línea.

Los movimientos de gresos siempre toman el costo promedio para la generación de kardex y asientos contables.

Para cada movimiento de inventario se tiene que asignar un motivo de ajuste de inventario, en función de este motivo y lo configurado en el Documento de Contabilización para Ajustes de Iventario se generará el asiento contable.

Los Ajustes de Inventario pueden ser generados a través de códigos de barras.

La bodega donde se generará los movimientos de inventario será con la que el usuario ingresó al sistema, sin embargo, puede ser cambiada siempre y cuando el usuario tenga más bodegas asignadas a su perfil.


Ajuste Inventario.PNG


Aprobar Ajuste de Inventario

Si en la configuración del sistema está activado la aprobación para ajustes de inventario, posterior a hacer un ajustes y para que el mismo tenga afectación en kardex se requiere la aprobación.


Consumo de Bodega

El efecto de hacer un consumo de bodega es generar una disminución en el inventario.
Se pueden generar consumos de bodegas con los siguientes inputs:

  • Orden de Trabajo de Mantenimiento.
  • Orden de Salida de Material (Para Producción).
  • Orden de Salida de Material (Consumo Interno).

También se puede generar un consumo de bodega directo, en todos los casos es necesario registrar un "Destino de Costo", con el cual dependiendo a lo configurado en el Documento de Contabilización para Consumo de Bodega generará el asiento contable.

La bodega de donde se generará el consumo de bodega será con la que el usuario ingresó al sistema, sin embargo, puede ser cambiada siempre y cuando el usuario tenga más bodegas asignadas a su perfil.

En el caso de que el producto tenga configurado más de una unidad (conversión de unidades) se puede seleccionar la unidad con la cual se registrará el consumo de bodega.



Devolución Cliente

Devolución Proveedor

Transferencia entre Bodegas

Recepción Transferencia entre Bodegas

Toma Física

Costeo


COMPRAS

Volver al Menú

En este proceso se generarán todas las cuentas por pagar que posteriormente afectarán al módulo de Tesorería.

CONFIGURACION

- Tipo Operación

El tipo de operación es un parámetro para poder posteriormente sacar reportes de Compras.
A cada compra ingresada se le podrá asignar un tipo de operación.

Tipo de operacion.jpg

PROCESOS

Proceso compras.png

En el Proceso de Compras es necesario entender que existen 2 formas para alimentar el inventario:

  1. Pedido – Recepción – Factura de Compra.
  2. Pedido – Factura de Compra – Recepción.

A través de cualquiera de estas formas el sistema controlará que este parcialmente recibido, parcialmente facturado.

- Pedido Proveedor

En esta pantalla se genera los pedidos a proveedores, que posteriormente podrán realizarse una recepción o generarse como compra.

Pedido proveedor.jpg


En cada pedido de proveedor se tendrá que ingresar toda la información solicitada.
Para agregar un producto se puede utilizar el botón de “Agregar detalle” y el sistema creará una línea donde se tiene que ingresar el código del producto, en el caso de no conocer el código del producto se da click en el botón “Listar Productos” y el sistema desplegara el maestro de productos donde se puede buscar el producto y seleccionarlo.

Listado de productos.jpg


Por cada producto que se seleccione en ese momento se puede revisar el saldo en bodega, saldo por lote, productos sustitutos, si el producto está en proceso de importación se indicará el estado, Atributos, Imagen, Descripción. Cada pedido debe estar dirigido para una bodega de la organización.

Una vez que está guardado el pedido de proveedor este tiene que pasar por un nivel de aprobación.

Lista pedido proveedor.jpg


Para la aprobación se dará click sobre el Visto en la Columna de Procesar, en caso de negación se dará click sobre el botón de Cerrar.
Solo si el pedido del proveedor es procesado este puede ser realizado el proceso de recepción o ingreso de factura de compra.


- Aprobación Pedido Proveedor

Una vez realizado el pedido proveedor se procede a su aprobación. El proceso de aprobación puede ser jerárquico, es decir, se puede configurar una escalera de jerarquías para la aprobación.


Aprobacion Orden Compra.PNG


En la pantalla de aprobación se puede filtrar (opcional) por:

  • Rango de Fechas.
  • Sucursal.
  • Categoría de Empresas.
  • Proveedor.

La aprobación puede ser individual o masiva.

Posterior a la aprobación se procede al registro de Recepción Proveedor o Factura Proveedor.

- Factura proveedor

En esta pantalla se ingresa toda la información que posteriormente pasará al módulo de tesorería.
Pueden existir varios tipos de documentos para el ingreso de la información como:

  • Factura Proveedor.
  • Otras Cuentas por pagar.
  • Gastos No deducibles.
  • Etc.

El usuario puede definir N tipo de documentos para el ingreso de la información. Ver paso 3.3.
Al definir el tipo de documento se define si ese documento tiene afectación con el SRI, si fuese así se solicitará información del proveedor necesaria para el envío del ATS.

Crear editar factura proveedor.jpg

En el caso de ser un tipo de documento que no tiene afectación al SRI el ingreso de información de la cabecera es menor, en este caso la información no se genera al ATS.

Crear editar factura proveedor 2.jpg


En el caso de que la compra provenga de un pedido, al escoger el proveedor el sistema permitirá seleccionar le número del pedido y se cargará toda la información de detalle ingresada en el pedido.
Una vez ingresada la cabecera se ingresa la información de detalle.

Existen varias opciones para el ingreso de esta información y depende de cómo están configurados los productos del inventario. Ver paso 5.1.1.1.

  • En el caso de que no se vaya a tener inventario y los registros se afecten directamente a una cuenta de gasto, el producto debe ser configurado como servicio.

Si estuviese así configurado, en el módulo de Generación Cuenta por Pagar se escoge el producto de servicio creado y se ingresan los valores respectivos.

Detalle factura.jpg


Una vez ingresado el detallo de valores, en el caso de servicios, se pasa a la pestaña “Contabilidad de Servicios”.

Contabilidad servicios.jpg


Se selecciona o digita la cuenta contable y en el caso de que se vaya a enviar el gasto a un centro de costos en la casilla se ingresa el centro de costos deseado.

  • En el caso de ser un ingreso que afecte inventario, y se carga desde el pedido de compra se revisa los valores del precio unitario de cada producto.

      Si un ingreso proviene de un pedido, en pantalla se podrá visualizar el número de pedido.

Detalle factura 2.jpg


  • En el caso de que se genera la compra desde una recepción, se realiza desde la pantalla de “Recepción Proveedor”
Lista recepcion proveedor.jpg


Al dar click en el botón de “Facturar” el sistema a partir de la recepción generará la factura de forma automática.

- Recepción Proveedor

En este proceso se realiza la recepción de productos al inventario, existen dos formas de recibir productos:

  1. Desde un Pedido Proveedor.

Al realizar la recepción desde un pedido de proveedor, desde la pantalla de pedido proveedor se hace referencia al número de recepción y se carga la información.

Crear editar recepcionnproveedor.jpg


      2. Desde una Factura de Compra. Desde la Pantalla de compras, una vez ingresada la factura del proveedor, se da click sobre el botón “recibir”.


Lista factura proveedor.jpg


Y el sistema cargará automáticamente la recepción de los productos, donde se deberá confirmar la cantidad de los mismos.

- Retención Proveedor

Una vez registrada la factura proveedor, se procede a emitir la retención.

En la pantalla de emisión de retención (en la última actualización) se modificó la pantalla para poder elegir, uno o más códigos de retención tanto para FUENTE o IVA.

Archivo:Retención.png




IMPORTACIONES

Volver al Menú


CONFIGURACIÓN

El proceso de configuración del módulo de Importaciones lo configura y parametriza el consultor asignado por parte de Asinfo.

PROCESOS

- Importación

En el proceso de Importación se apertura una nueva importación, es importante ingresar la cuenta contable de la importación en tránsito donde se registrará el asiento contable.

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En la pestaña "Importación" se puede registrar de manera informativa todos los datos de la importación.
En la pestaña "Estado" se puede ir registrando todos los procesos por los cuales atraviesa la importación, esto posteriormente podrá ser utilizado por el área comercial para conocer un producto eventualmente en cuánto tiempo podrá estar disponible.
Una vez que la Importación es aperturada, se tienen que ingresar las facturas relacionadas a la importación (flete, seguro, etc), esto se lo realiza a través del proceso de compras. Ver paso 6.2.2. Solo en el caso de importaciones, en el proceso "factura proveedor" se tiene que activar el combo "Gasto Importación".

Al activar este combo, se activa una pestaña "Importación" para distribuir los costos de la factura en una o varias importaciones.

- Liquidación




VENTAS

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CONFIGURACION

Se tienen que realizar configuraciones generales al módulo antes de ejecutar el proceso de ventas.


- Canal

Este es un filtro para realizar una venta, al momento de realizar el proceso de ventas se escogerá el canal de venta, posteriormente se podrá obtener reporte de ventas por canal.

Canal.jpg


- Zona

Este es un filtro para realizar una venta, al momento de realizar el proceso de ventas se escogerá la zona de venta, posteriormente se podrá obtener reporte de ventas por zona.
De acuerdo a la zona que se seleccione tendrá una lista de precios atada. Ver paso 3.8.

Zona.jpg

PROCESOS

- Factura Cliente

En este módulo se ingresan las facturas de venta que tiene la empresa. Tiene que estar configurado:

  • Puntos de Venta. Ver Punto 2.3.
  • Documentos de Factura Cliente.
  • Secuencias por punto de venta.
  • Listas de Precios.

Se ingresa los datos solicitados para efectuar la factura.

Crear editar factura cliente.jpg


Es importante que antes de guardar la factura se revise todos los datos, como el número de factura, cliente, condición de cobro, detalle de la factura, etc.
Una factura de cliente una vez que es guardada no se puede editar.



TALENTO HUMANO

Descarga Manual del Módulo de Talento Humano

Módulo Talento Humano TH del AS2 ERP WEB

PRODUCCION

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Este modulo gestiona el proceso productivo (de fabricación) de su empresa. Está estrechamente vinculado con varios procesos del AS2 para su correcto funcionamiento y retroalimentación de información de Inventarios, Empresa, Despachos, etc.


LISTA DE MATERIALES

En esta pantalla se configura la receta de cada producto, su lista de materiales, cantidad BOM, proporciones del Material Principal respecto al Material Sustituto, etc.

Campos a llenar:

  • Cantidad BOM del Producto: Cantidad base de producción, por ejemplo, si el producto se fabrica en tandas de 100 Unidades entonces la cantidad BOM sería 100.
  • Cantidad del Material: Cantidad requerida de ese material para la producción de una cantidad BOM del Producto.
  • Porciento del Material: Porciento a utilizar del Material respecto al Sustituto.
  • Activo: Solo se utilizará este Material si está activo.
  • Principal: Se tiene en cuenta en las producciones automáticas del sistema, para identificar los Materiales Principales y prorratear el peso de la Materia Prima entre ellos.
  • Exportar LDM: Se define si se sigue explotando la Lista de Materiales de dicho Material o si se utiliza directamente el Material en Stock en vez de intentar producirlo.
  • Sustituto: Se selecciona un material sustituto en caso de existir.
  • Cantidad Sustituto: Si se seleccionó un sustituto se debe definir una cantidad requerida de ese Material para la producción de la cantidad BOM del Producto, se asume con esta cantidad que se estaría utilizando el 100 % del Material Sustituto, el sistema hace los cálculos posteriores en dependencia de los porcentajes a utilizar.

Validaciones

Al guardar el sistema valida que se cumplan los siguientes aspectos:

  • El porciento debe estar entre 0 y 100.
  • Si el porciento del material es menor que cien debe haber un sustituto configurado.
  • Debe haber al menos un elemento en la lista de materiales activo y Principal.
Lista Materiales.jpg



LISTA DE MATERIALES AGIL

En esta pantalla se pueden visualizar de forma unificada todos los Materiales de todos los Productos, se filtra por Categoría, Subcategoría y Marca del Producto y/o por el Material. El objetivo de la pantalla es poder cambiar de forma masiva el campo "Proporcion de su Material Principal" de los Materiales para los productos que se desee. El significado de dicho campo es que cuando se vaya a producir el Material en el proceso de fabricacion del Producto configurado se use dicha proporción en los Materiales principales de la Lista de Materiales. Ejemplo si para la fabricación del Jugo de Naranja 1L se le configuró al ZUMO de Naranja el 80 porciento para sus materiales principales, eso significa que al fabricar el ZUMO de naranja si el producto que le dió origen a la necesidad de fabricación fue el "Jugo de Naranja 1L" entonces en la Lista de Materiales Principales del ZUMO de Naranja se usaría la proporción 80 % Principal, y 20 % Sustituto. Para no afectar la receta del ZUMO de Naranja para todos los prodcutos, solo se le afectaría si el producto final a fabricar es el "Jugo de Naranja 1L".

Lista Materiales Agil.jpg



PLAN MAESTRO PRODUCCION

En esta pantalla se configura la proporción por días de semana en la que generalmente se fabrica cada producto. Puede variar por meses del año.

Acciones permitidas

  • Cargar Productos: Si no existen, se agregan los productos activos que están parametrizados que se Planifican la Producción. Por defecto se marcan todos los meses de los productos nuevos y se ponen las proporciones iguales de lunes a viernes. El día de Stock Mínimo por defecto se pone en 1.
  • Copiar Producto: Se duplica el producto seleccionado invirtiendo los meses seleccionados y manteniendo el resto de los datos iguales al original esperando a ser modificados.

Validaciones

Al intentar guardar el sistema valida los siguientes aspectos:

  • Las proporciones por cada detalle deben sumar 100.
  • No deben haber meses repetidos para un mismo producto.
  • La ruta de Fabricación es opcional.
Plan Maestro Produccion.jpg



PLAN PRODUCCION

En esta pantalla se realiza la planificación real de Producción Semanal. Siempre se crea de la próxima semana, a diferencia de si la fecha de creación es un lunes es la misma semana, siempre empezando de lunes a domingo. Por el tamaño de la tabla es configurable las columnas visibles. El procedimiento a seguir una vez creado el Plan de Producción es seleccionar el Plan Maestro y darle al botón Ejecutar Proyección. El sistema busca todos los productos activos con el indicador Planificar Producción en true y los agrega si no existen, calcula las ventas (despachos) de la semana previa a la que se está planificando, calcula el factor de crecimiento de las últimas 5 semanas, realiza una proyección de ventas para esa semana teniendo en cuenta las ventas previas * factor de crecimiento * un factor de cambio editable por ofertas o algo así. Una vez que se tiene la proyección de ventas de esa semana, se calcula lo que se necesita producir para satisfacer dichas ventas tendiendo en cuenta el saldo inicial de esa semana y que se debe mantener el stock mínimo configurado en el Plan Maestro. Teniendo en cuenta la necesidad de producción para la semana el sistema prorratea los batch a producir cada día de la semana tratando de acercarse lo más posible a las proporciones configuradas por día en el Plan Maestro y manteniendo el stock mínimo en cada día. Los batch a producir son editables por el usuario, cada vez que se cambia algún valor se recalculan los saldos y se actualizan los colores de advertencia.


Colores

Los campos de los batch planificados y de los saldos se muestran en colores para identificar si están cumpliendo o no las ventas del día y el stock mínimo. La producción de cada día se suma al saldo del próximo día. Por tanto los colores en los batch van a coincidir con los colores en el saldo del próximo día.

  • Verde: Se cumple el stock mínimo y las ventas del día.
  • Amarillo: Se cumplen las ventas del día, pero no el stock mínimo.
  • Rojo: No se cumplen ni las ventas ni el stock mínimo para el día afectado.

El sistema no permite editar los batch para los días anteriores al día en que se está creando o editando el Plan de Producción.

Generar Orden Fabricación

Desde el listado de los Planes de Producción se puede seleccionar uno y darle a la opción "Generar Orden", se abre un dialogo para confirmar la fecha, el sistema sugiere la próxima fecha dentro del rango de la planificación posterior a la última generada. Al confirmar el sistema valida que la fecha esté dentro del rango y genera una Orden de Fabricación por cada Producto planificado para dicha fecha.


Plan Produccion.jpg



ORDEN FABRICACION

Las Ordenes de Fabricación pueden ser generadas manualmente, pero el procedimiento habitual es que sean generadas desde los Planes de Producción. Una vez generada se encuentra en estado Planeada lista para ser Solicitar Material, ser lanzada o Finalizada. Todas estas acciones se pueden realizar simultáneamente a varias Ordenes al seleccionarlas, en el dialogo de confirmación siempre se va a listar de las Ordenes seleccionadas las que realmente cumplen los requerimientos para realizar la acción solicitada.

Solicitar Materiales

Al seleccionar la opción Solicitar Materiales se listan para confirmar las Ordenes de Fabricación seleccionadas que no se le haya solicitado anteriormente los materiales. Al confirmar el usuario el sistema busca las recetas de todos los productos seleccionados y en base a la cantidad planificada calcula los materiales requeridos para la Fabricación, unificando los materiales comunes para varias Ordenes. Genera de esta manera una Orden de salida de materiales con todos los materiales requeridos como detalle.

Lanzar

Se listan las Ordenes de fabricación seleccionadas que no se han lanzado con opción a confirmar la fecha y hora de Inicio de la Producción. Al confirmar el sistema cambia el estado a Lanzada y actualiza la fecha y hora de Lanzamiento.

Finalizar

El sistema lista las Ordenes de Fabricación seleccionadas que no tengan ningún Ingreso de Fabricación pendiente por Recibir y que no hayan sido Finalizadas. Se listan todas las tareas de cada Orden para que el usuario confirme las cantidades de horas hombre y horas máquina utilizadas por tarea según la configuración de la Ruta de fabricación. Al confirmar el usuario el sistema cambia el estado a Finalizada y si había algún Ingreso de fabricación de dicha Orden lo contabiliza y cierra para que no se puedan ingresar más producciones de dicha orden.

Orden Fabricacion.jpg

ORDEN SALIDA MATERIAL

Una vez que se realizó la Solicitud de Materiales se listan en Inventario/Procesos/Orden Salida Material todas las solicitudes de materiales para ser despachadas desde la Bodega hacia el Área de Producción. Este despacho se realiza a través de las Balanzas configuradas en el sistema, el producto debe tener parametrizado el Indicador que se Despacha/Recepciona con Balanza. cada una de las pesadas es recepcionada en la ventana "Produccion/Recepcion Despacho Materiales", las pesadas se pueden eliminar mientras no hayan sido recibidas.

Orden Salida Material.jpg

DEVOLUCION ORDEN SALIDA MATERIAL

Una vez terminado el proceso productivo se pueden devolver Materias Primas sobrantes y/o indicar que se utilizaron más consumibles de lo previsto. Esto se realiza en la pantalla Inventario/Procesos/Devolucion Orden Salida



NÓMINA

ASISTENCIA

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En este proceso se generan las horas extras de los empleados segun los registros del lector biometrico.

Proceso asistencia.png

CONFIGURACIÓN

DÍA FESTIVO

En está página se crean los días festivos con los siguientes campos:

Dia festivo.png

HORARIO HORAS EXTRAS

Se configura los rangos de horas y las combinaciones posibles con los indicadores que se detallan acontinuación para el calculo de las horas extra. Esta configuración está comprendida con los siguientes campos:

  • Indicador Dentro de horario: dentro del horario configurado al empleado.
  • Indicador Día festivo: cuando el día trabajado es feriado.
  • Indicador Día descanso: aplica para los empleados con horario configurado en día descanso.
  • Indicador Día Complementario: aplica para los empleados con horario configurado en día complementario.
  • Porcentaje: las opciones disponibles son 25%, 50% y 100%.
  • Rubro: El rubro con el que se calculara la cantidad de horas registradas.
  • Descripción

La implementación de los horarios de horas extra se la tiene que hacer con el seguimiento del consultor o implementador inicialmente, ya que puede tener un grado de complejidad alto inicialmente.

Hora extra.png

Configuración inicial de horas extra:

Lista hora extra.png

TURNO

Se especifica el horario de entrada, salida, receso, si paga horas suplementarias, activo y nota:

Turno.png

HORARIO EMPLEADO

Horarios para los empleados con los siguientes campos:

Horario empleado.png

Cuando el indicador Rotativo está activo el horario por días se lo define la pantalla Planificar horario personalizado caso contrario se habilita las opciones de ingresar por día el horario como la siguiente imagen:

Horario empleado no rotativo.png

NOTA: El día opcional genera asistencia siempre que tenga turno asignado y exista marcaciones. En la página de registro de asistencia se genera la hora de entrada igual a la marcación de entrada y lo mismo con la salida, para los cálculos de horas extra se comporta como un día de descanso.


PROCESOS

GRUPO TRABAJO EMPLEADO

Se configuran los grupos de trabajo. Con el boton de cargar se seleccionan los empleados del grupo de trabajo.

Grupo trabajo.png

ASIGNAR HORARIO EMPLEADO

Se asignan los horarios creados a los empleados segun el departamento seleccionado. Se listan los empleados que tengan asignado un cargo en el cual registre asistencia. Ejemplo de cargo:

Cargo empleado.png

Para asignar el horario al o los empleados se dede seleccionar el horario y en la parte derecha seleccionar los empleados.

Asignar horario empleado.png

PLANIFICAR HORARIO PERSONALIZADO

En esta página se configuran los horarios de los empleados que tienen horarios rotativos. Se debe realizar una configuración previa para la creación de horarios personalizados en departamento, en el catalogo de departamentos se debe configurar los turnos se pueden asignar por departamento.

Turno por departamento.png

Una vez configurado los turnos por departamento en la creación de horarios planificados se listan los turnos configurados segun el departamento seleccionado.

Horario personalizado.png

Se permite seleccionan los turnos para los dias del mes seleccionado divido en dos quincenas, se puede seleccionar si el día es de descanso o complementario con clic derecho sobre el dia requerido previamente se debe seleccionar un turno para que tenga efecto en el sistema. Adicionalmente se tiene las opciones de copiar, configurar por grupo de trabajo y borrar turnos en cada columna de todos los dias.

Opciones horario personalizado.png
  • La primera opción de copiar asigna el primer turno configurado a todos los empleados para el día seleccionado .
  • La segunda opción de configurar por grupo de trabajo muestra un dialogo en el cual se selecciona el grupo de trabajo el turno, los días que desee asignar el turno y si el día es descanso o complentario.
Configurar por grupo de trabajo.png
  • La tercera opción borra los turnos asignados para el día seleccionado.

En la parte superior de la tabla de configuración esta disponible un boton Eliminar turnos que elimina los todos los turnos configurados de todos los empleados para la quincena seleccionada.

Eliminar turnos.png

REGISTRAR ASISTENCIA

En este proceso se registran las marcaciones realizadas en el biometrico, los permisos aprobados y cerrados, los subsidios registrados a los empleados, las vacaciones aprobadas y cerradas y los dias festivos. Con estos datos y la configuración de los horarios de horas extra calcula las horas suplementarias, horas extra 50%, 100% y 100% en feriado y las horas falta segun el horario asignado a los empleados:

Registro asistencia.png

El indicador Editar habilita la opción de ingresar manualmente las marcaciones y tipos de falta si la asistencia no tiene marcacion de entrada y salida o no es día vacación, cada vez que se edita un registro se vuelve a calcular con los nuevos cambios:

Editar registro asistencia.png

El indicador Agrupado permite visualizar la asistencia agrupado por empleados:

Registro asistencia agrupado.png

El boton Crear asistencia despliega un dialogo que permite registrar un asistencia:

Crear asistencia manual.png

El boton Actualizar asistencia procesa las asistencias del día actual. Se dispone de un listado de los departamentos de la organización y un rango de fechas que sirven como filtro. El boton situado a la derecha de los campos de fecha procesa las asistencias del rango de fecha seleccionado. Tambien se dispone de una descripción de los colores que aparecen en esta pantalla y su significado.

El boton Actualizar disponible en las columnas de horas permiso, tipo subsidio, día vacación y día festivo. Actualiza los cambios realizados de los procesos respectivos luego de la generacion de asistencia.

Boton actualizar.png

Los botones de aprobar o no horas extra, ya sea los botones de la columna o de cada fila estos botones a prueban o no las horas extra calculadas por el sistema o se puede ingresar de manera manual la cantidad a aprobar:

Aprobar si no horas extra.png

PROCESAR HORAS EXTRA

En esta página se asigna el valor de las horas extra aprobadas en la pagina Registro Asistencia de acuerdo a los filtros aplicados.

Procesar horas extra.png

Al procesar las horas con los botones de la derecha se asigna el valor al rol seleccionado, si el empleado no tiene asignado el rubro de la hora extra se despliega un cuadro de confirmación de la asignación de los nuevos rubros al empleado:

Asignar rubros horas extra.png